Der vergangene 32. iPadBlog GetTogether Live-Event hat gezeigt, wie gross das Interesse an einfachen Apps ist, mit denen der Nutzer Angebote, Rechnungen und Bestellungen durchführen kann, um diese daraus resultierenden Zahlen dann an seinen Steuerberater zu melden. Gerade kleinere Unternehmen benötigen ein Werkzeug, um das Thema Rechnungsstellung zu bewältigen. Unsere App des Monats im August 2016 stellt Euch eine intelligente Lösung dar, mit der ihr eine Rechnung innerhalb von ein paar Sekunden an Eurem iPad erstellen könnt. Auch ohne Internetzugang – sprich offline – funktioniert dieser Prozess. Im Anschluss kann aus dieser erstellten Rechnung ein PDF-Dokument konvertiert werden, um es per E-Mail weiter zu leiten oder eben direkt ausgedruckt zu werden.
Wie ist die Anwendung Billdu ein zu kategorisieren?
Billdu gehört zu der Kategorie SaaS, was übersetzt „Software as a Service“ bedeutet und ein Teil des Cloud-Computing darstellt. Dies hat den Vorteil, dass die Software auf einem anderen Server läuft und lediglich die Kerndaten sowie der Account erstellt werden müssen. Der Account ist dann auch Euer Schlüssel zu den Daten und gleichzeitig individueller Schlüssel zu Eurem Abonnement zw. Eurer monatlichen Rate. Mit SaaS-Anwendungen kann jeder Browser oder App als Eingangstor verwendet werden. Nicht nur in der Buchhaltung, sondern auch in weiteren Geschäftsbereichen wie REISEN, HOTELS und damit der ganzen TOURISTIK sind SaaS-Anwendungen sehr beliebt und gängige Instrumente.
Erster Eindruck auf dem Desktop
Die ersten Schritte mit Billdu haben wir auf einem Laptop durchgeführt. Einfach Registrierung und schon ist man im Backend der Software drin. Die drei wichtigsten und ersten Einstellungen können ohne Umwege eingerichtet werden. Billdu sorgt auch dafür, mit dem nötigen E-Mail-Support (hierzu im nächsten Abschnitt mehr) zu glänzen und indirekt sinnvolle Tipps zu geben, die aber bedingt notwendig sind. Schliesslich wird man auf Billdu nicht umsteigen, weil man Lust auf Buchhaltung hat, sondern nach vielen Jahren mit diversen Tabellen gearbeitet hatte und nun ein einfaches Tool sucht. Blutige Anfänger werden keine Freude an Billdu haben, aber jene Leute, die schonmal Ihre Rechnungen sowie Aus- und Einnahmen in irgend einer Form aufgeschrieben haben, werden sich über das gute Gefühl mit Billdu freuen.
Die webbasierte Software kann über den Webbrowser online abgerufen werden. Damit lässt sich mit jedem Computer eine Rechnung erstellen. Der Rechnung voran, erstellt der Nutzer dem potentiellen Interessenten ein Angebot, welches unter dem Reiter Dokumente eingesehen werden kann.
Neben Rechnungen und Angebote finden sich noch weitere wichtige und praktische Dokumente in diesem Abschnitt: Bestellungen, Gutschriften und wiederkehrende Rechnungen. Alles sehr praktische Dokumente. Stellt Euch nur vor, dass ihr ein Abo anbietet oder mit Eurem Kunden einen Wartungsvertrag abgestimmt hat, der alle drei Monate in Rechnung gestellt wird. Schon macht der Punkt „Wiederkehrende Rechnungen“ viel Sinn. Man sollte daher sein Geschäft gut kennen, um den Einsatzbereich der Buchhaltungssoftware respektive dem Online-Service gut einschätzen zu können.
Hinweise und E-Mail-Support
Während der Arbeit mit Billdu wird man oft mit indirekten E-Mails an die Hand genommen, um sein Geschäft perfekt aufzubauen. Direkt nach der Registrierung sind uns einige angenehme Punkte aufgefallen. Klar, erst einmal wird man in der Billdu-Ökologie aufgenommen und herzlich begrüßt.
Hier die besten Hinweise und damit verbundenen Leistungsbeschreibung:
- Neben der mobilen App steht Euch auch eine ausgezeichnete Web-Anwendung billdu.com zur Verfügung. (Ah, ok, Das bedeutet, dass ich Buchhaltung mit Billdu nicht nur ausschliesslich über die native App machen muss/kann, sondern auch einen Zugang im Web habe – das war für den ersten Eindruck positiv und kam anfangs nicht eindeutig rüber)
Hier ein schneller Überblick, wie Euch Billdu helfen kann:
1. Professionell aussehen
Erstellt professionelle Rechnungen mit Eurem Firmenlogo, Unterschrift und Farbe nach Eurem Wunsch. Eure Kunden werden gewiss die Verständlichkeit der Dokumente und die Möglichkeit einer schnellen Zahlung zu schätzen wissen.
Hier wird der Nutzer direkt zu seiner Bilanz, Rechnungen und seinen Kosten geführt.
2. Benutzt Euer Handy
Der einfachste Weg, um Rechnungen oder Angebote auszustellen und zugleich die Kosten im Auge zu behalten, ist die Nutzung Eures mobilen Gerätes. Es ist jetzt eine Frage von wenigen Sekunden, Dokumente zu erstellen und an Eure Kunden zu schicken.
Hier wird der Nutzer direkt zum AppleStore für die iOS-App oder Google Play Store für die Android-App geführt.
3. Alles organisiert
Behaltet einen Überblick über unbezahlte Rechnungen, sendet Eure Mahnungen, überwacht Eure Kosten und behaltet die Bilanz Eures Unternehmens im Blick. Dies ist ein einfacher Tipp lediglich gewesen!
4. Besorgt Euch neue Kunden
Habt Ihr noch keine Webseite? Erstellt eine Billdu Business Page in ein paar Minuten, lasst von Euch wissen und gewinnt damit neue Kunden.
Hier wird der Nutzer direkt zu seiner Mini Page geführt. Ob diese Maßnahme sinnvoll ist, auch wenn ihr bereits über eine Website verfügt, lässt sich nach Abstimmung mit unserem E-Commerce-Spezialisten LDPcom sehr einfach beantworten. Jeder weitere Hinweis im Internet auf Euer Business wird die Auffindbarkeit verbessern. Die Billdu Mini Page ist sicherlich nicht das Non-Plus-Ultra im Webdesign, doch als zusätzliche Satelliten-Website ist es ein starkes Instrument, um sein Ranking zu verbessern.
Der Nutzer der Billdu Mini Page kann den Kategorienamen hinter der billdu.com Domain selbst bestimmen. Einige Tricks im einfachen CMS verhelfen zu einer zufrieden stellenden Ansicht im Frontend. Die Textfelder entsprechen nicht ganz den deutschen Adresskonventionen, aber wer hier ein wenig mit den Einträgen ausprobiert, kommt zum gewünschten Effekt.
Grundsätzlich ist festzuhalten, dass ihr Kunden im Internet findet, wenn mehrere vertrauenswürdigen Websites auf Eure Business-Website verlinken. Die eigenen Website mit der eigenen Landesdomain solltet ihr als Zugpferd positionieren. Die Billdu-Website (sofern man gewillt ist den Pflegeaufwand aufzunehmen – hält sich im Rahmen) als zusätzliche und ergänzende Mini Site dazu. Social Media Kanäle wir twitter, facebook und Google+ sowie YouTube sind ebenfalls eine Art Satelliten-Websites, die Euch neue Kunden und eine gesunde Konversion bringen. Vergesst nicht, Eure Website in den einschlägigen Katalogen einzutragen. Unsere Absicht ist es nicht, nun alle Maßnahmen, für die perfekte Suchmaschinen-Optimierung darzulegen, aber wenn ihr zukunftsweisend Euer Business (mit oder ohne Billdu) etablieren möchtet, solltet ihr auch über die Optimierung und Zertifizierung von Siri-SEO nachdenken, um Euch nicht nur text-basiert, sondern auch sprach-basiert aufzustellen.
Mit diesen Tipps von Billdu habt ihr schon einmal in der Tat einen sehr guten Start mit der Buchhaltungssoftware in der Tasche.
Können die Dokumente mit allen anderen Geräten synchronisiert werden?
Diese Frage stellen wir uns in der Vorbesprechung zu unserem Monatsthema immer wieder. Einige Dienste können dies, andere Dienste tun sich da ein wenig schwerer – nicht aber mit Billdu: Alle erstellten Rechnungen können mit anderen Geräten synchronisiert werden. Sollte der Nutzer nachhelfen wollen, steht in der iPad-App oben links der Sync-Button. Das beste Beispiel ist die Aufnahme Eurer Dokumente per Kamera in der Billdu-App
Mit ein paar Klicks könnt ihr Billdu mit Eurem Buchhaltungssystem verbinden. Schon mal darüber nachgedacht, wie es wäre, Eurem Steuerberater nicht auf regulärer Basis die selbst erstellten Excel-Tabellen vorbeizubringen? Ich persönlich finde diesen Gedanken sehr attraktiv. Mehr noch: Selbst Euer Steuerberater muss diese Zahlen nicht mehr in sein System umständlich übertragen. Mit dieser App wird die Möglichkeit für einen gegenseitigen Austausch zwischen Euch als Nutzer und Eurem Steuerberater geboten. Das spart Zeit und Energie!
Vollständige Verwaltung von Euren Dokumenten
Wie wäre es, wenn ihr Eure Rechnungen, Angebote, Bestellungen direkt am iPad oder im iPhone erstellen würdet? Das geht mit Billdu. Ihr habt sogar Zugang zu Rechnungen und Lieferanten direkt an Euren mobilen iOS-Geräten. Dabei könnt ihr aussuchen, ob ihr Euer Geschäft mit oder ohne MwSt. ausweisen möchtet. Wenn ihr aber schnall die Inhalte von Angebot und Rechnung benötigt, einfach und schnell die Vorschau der Rechnung nutzen. Ihr speichert einfach Rechnungen und nutzt die Rückwärtsbearbeitung – auch die Duplizierung funktioniert vorbildlich.
- Versenden von Rechnungen per Mail im PDF Format
- Die Möglichkeit Euer Logo und Stempel mit Unterschrift einzufügen
- Die Möglichkeit die Rechnung direkt im iPhone mit Eurem Finger zu unterschreiben.
- Statistiken, die alle erstellten Rechnungen darstellt
- Liste mit vordefinierten Artikeln für die Eure Rechnungen
- Übersichtliche Liste mit Markierung für erstattete und nicht erstattete Rechnungen
- Die Möglichkeit, Rechnungen im Namen mehrerer Firmen zu erstellen
- Automatische Kalkulation des Gesamtbetrags und MwSt. in allen Rechnungen
- Kundenliste
- Templates und vordefinierte Betreffs für das E-Mail-Management: Mail-Betreff, Mail-Kopie-Betreff(CC) und Blindkopie-Betreff(BCC)
- Einstellung der individuellen MwSt.
- Synchronization des Fakturationssystems mit Eurem iPhone oder iPad und der Online Version
- Export der Rechnungen in mehrere Buchhaltungssysteme
Fazit
Billdu ist ein komplettes Buchhaltungs-System, welches Euch als Online-Service unter billdu.com und echten Apps zur Verfügung steht. Es ist perfekt, lediglich fehlen unseres Erachtens die Anbindung von Bank-Aktivitäten des Geschäftskontos, um die Belege direkt zuordnen zu können. Bei uns hatte die Synchronisierung zwischen Online und der App nicht immer einwandfrei geklappt. Dass der Nutzer und Kunde eine zusätzliche Business Minipage einrichten kann zeigt uns, dass sich die Anbieter um Ihre Kunden kümmern und versuchen, die Bedürfnisse zu stillen. Das User Interface ist logisch aufgebaut und Daten werden sehr schnell abgerufen. Damit kommt Freude auf, wenn man den grauen Buchhaltungs-Alltag bestreitet. Das Abo-Model ist vielfältig und für jeden Unternehmer und Freiberufler was dabei: Zwischen EUR 1,25/monatlich als Starter bis hin zu EUR 11,66/monatlich als Premium-Nutzer kann sich jeder sein Paket auswählen. Im letzteren Paket sind auch mehrere Nutzer und Firmen möglich. Hier wäre es mir noch wünschenswert, dass ich mehrere Nutzer auf die individuellen Firmen einteilen kann. Diese Einstellung habe ich nicht gefunden. Weiterhin positiv aufgefallen ist die Tatsache, dass es eine hervorragende Dokumentation zu den API gibt. Premium-Nutzer erfreuen sich auch über eine eigenen Business-MiniPage, die auf der eigenen Domain eingesetzt werden kann. Ansonsten ist die eigenen Website in allen Paketen inklusive! EInfach kostenlos ausprobieren und dann werdet ihr rasch feststellen, dass Billdu Euer Firmen-Online-Service-Tool sein kann!
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