Für viele Unternehmer wird es immer wichtiger, gewisse Software nicht mehr auf einem lokalen Server zu speichern sondern einen Speicherort im Internet zu verwenden. Durch diese Cloudlösung kann man quasi von überall aus arbeiten und benötigt dafür lediglich einen Computer und eine Internetverbindung. Doch was ist eine Cloud überhaupt genau und welche Vor- bzw. Nachteile bringt sie mit sich? Ist die cloudbasierte Buchhaltung sinnvoll für dein Unternehmen?
Damit herzlich willkommen zu unserem 19. Adventstörchen mit einem Highlight-Tipp in der vorweihnachtlichen Zeit.
Was ist eine Cloud genau?
Eine Cloud ist ein externer Server, über den auf dort gespeicherte Programme zugegriffen werden kann. Besonders interessant ist diese Lösung für Unternehmer, die digitalisiert arbeiten möchten, jedoch aber auf eine IT-Abteilung und einen lokalen Server verzichten wollen. Diesen wird vom Anbieter genügend Speicherplatz auf der Cloud zur Verfügung gestellt. Über das Internet kannst du ganz einfach eine Verbindung mit dem Firmennetzwerk herstellen und dort gespeicherte Programme nutzen. So sparst du dir die Anschaffungskosten und kommst nur für die Nutzung der Anwendungen auf.
Vor- und Nachteile der Cloud
Wenn ihr als Unternehmer vor der Entscheidung steht, ob ihr eine Cloudlösung wählt oder nicht, solltest ihr Euch zuvor unbedingt Gedanken über die Vor- und Nachteile machen. Deshalb haben wir im Folgenden die wichtigsten positiven sowie negativen Aspekte für Euch zusammengefasst:
Vorzüge einer Cloud
Neben der bereits erwähnten Kostenersparnis ist es zudem für jeden Mitarbeiter jederzeit möglich, von überall auf die Cloud zuzugreifen. So kann zum Beispiel ein Außendienst-Mitarbeiter schon beim Kunden das Angebot erstellen und es auf der Cloud speichern. Dort ist es dann für jeden sichtbar, der zugriffsberechtigt ist. Auch auf Geschäftsreisen ist diese Technologie eine echte Arbeitserleichterung, da diese so jederzeit erledigt werden kann. Zudem wird die Speicherkapazität der Cloud exakt auf die Bedürfnisse des jeweiligen Betriebs angepasst. So steht deinem Unternehmen stets genügend Kapazität zur Verfügung.
Kritik an der Cloud
Häufig wird kritisiert, dass diese Technologie durch Hacker angreifbar ist. Aus diesem Grund ist es vielen Unternehmer nicht recht, Betriebsgeheimnisse oder Kundendaten an einem Speicherort im Internet aufzubewahren. Bei zertifizierten und professionellen Anbietern musst du dir diesbezüglich jedoch keine Gedanken machen. Ein mangelhafter Datenschutz der Dienstleister würde sich in dieser Branche schnell herumsprechen und dafür sorgen, dass solche Anbieter nicht lange auf dem Markt existieren können. Wenn du zusätzlich das eigene Firmennetzwerk gut verschlüsselst, kannst du auch sehr sensible Bereiche wie zum Beispiel die Buchhaltung über die Cloud erledigen.
Buchhaltung: Die Cloud-Lösung
Neben einer speziellen Buchhaltungssoftware bieten viele Anbieter wie Lexware auch Cloud-Lösungen an. Damit lassen sich buchhalterische Aufgaben einfach und effizient erledigen. Durch die benutzerfreundliche Handhabung kannst du Tätigkeiten wie das Erstellen betriebswirtschaftlicher Auswertungen, das Erfassen sowie Verwalten der Anlagegüter oder das Schreiben von Rechnungen schnell abarbeiten. Dies bietet eine enorme Zeitersparnis für dein Unternehmen. Gerade wenn du häufig wiederkehrende Aufträge hast, ist es aus zeitlichen Gründen sinnvoll, nicht jedes Mal eine neue Rechnung anzufertigen. In solchen Fällen solltest du Serienrechnungen schreiben. Vor allem für kleinere Betriebe, die ihre Buchhaltung nicht selbst ausführen, sondern an einen externen Spezialisten ausgelagert haben, ist die cloudbasierte Lösung von Vorteil. Denn mit Hilfe dieser Möglichkeit kann der Buchhalter extern arbeiten und der Betrieb hat dennoch jederzeit Zugriff auf die Buchhaltung.
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