Der 36. App-Treff – Die Rolle des iPad im Krisenmanagement – aus Sicht eines Allgemeinmediziners
Mit dem iPad in der Flüchtlingshilfe
Nachdem wir im ersten Teil bereits über die stillen Updates von Apple ohne große Bühne berichtet haben, möchten wir Euch den zweiten Themenblock mit einem echtem Erfahrungsbericht nicht vor enthalten. Auf unserer Diskussions-Couch nimmt ein Allgemein Mediziner und aktuell Leiter und Koordinator der ärztlichen Flüchtlingshilfe im Hochtaunuskreis Platz. Dr. med. Hein Reuter hat eine besondere Affinität zu moderner Kommunikationstechnologie, die ihm lästige Arbeitsgänge abnimmt und Freiräume für persönliche Begegnungen schafft. Da hat es ihm ganz besonders die Ergonomie von Apple angetan, auch wenn man viele Features dieser Geräte für den beruflichen Alltag als überflüssige Gadgets unterschätzt. Manchmal kommen diese Features plötzlich zum Tragen und man kann mit Standard-Apps zielgerichtet planen und handeln und bleibt unabhängig von spezifischer IT-Infrastruktur.
Unser aktuelles neues Video kennt ihr bereits? #V217 – Der 36. App-Treff: Die stillen Updates von Apple [Teil 1/2]
Willkommen zum zweiten Teil des 36. iPadBlog GetTogether Events, welches zukünftig einfach App-Treff genannt wird.
Das Video findet ihr direkt am Ende dieser Shownotes.
Die Flüchtlinge sind in aller Munde… Entschuldigung: nicht die Flüchtlinge, aber ihre Schicksale, ihr Alltag, unser Alltag. Unser Alltag? Ja, die Flüchtlinge stören unseren gemütlichen Alltag. Im Fernsehen kann man ausschalten, weiter schalten oder ein anderes Video sehen, aber wenn sie erstmal hier sind, sind sie hier… und wir haben ein Problem, das man nicht so einfach „wegzappen“ kann.
Dr. Hein Reuter aus Bad Homburg kümmert sich um Flüchtlinge. Wie… kümmert sich? Ja, es kümmert ihn, es macht ihm Kummer und ist ihm peinlich, wenn Menschen in Not mitten in Deutschland eine organisatorische Katastrophe, eine bürokratische Katastrophe offenlegen, welche größere Bedeutung erlangt als das Schicksal der Betroffenen. Hein Reuter koordinierte von Anfang an die ärztliche Hilfe im Hochtaunuskreis im Norden Frankfurts und hatte seit dem Februar 2016 die ärztliche Leitung in der Erstaufnahme-Einrichtung Kronberg. Er hat Freude daran, zu helfen und zu zeigen, dass man mit normalem Menschenverstand, dem Blick für das Wesentliche und den richtigen Tools ganz schnell und ganz effizient helfen kann.
Human Resources und Medizinische Netzwerk in Hessen
Ein Rundbrief vom Gesundheitsamt kam per Post: „Ärzte gesucht für die Betreuung von Flüchtlingen“. Reuter dachte: „Halleluja, jetzt geht es los!“ und er meldete sich: „Ich bin dabei.“ Dann gab es in kurzer Folge neue Meldungen und nach wenigen Tagen Busladungen voller Flüchtlinge, unterzubringen in einer umgebauten Turnhalle. Die Bundeswehr, das Rote Kreuz und die Feuerwehr hatten in Windeseile ein Zeltdorf und eine Infrastruktur rund um die Schulturnhalle geschaffen. Außer Reuter hatten sich in kurzer Zeit über 40 weitere Ärzte gemeldet, die ohne Vertrag, ohne Versicherung, ohne eine Aussicht auf bezahlte, geregelte Tätigkeit dabei waren, die „Ja“ sagten zu einer bedingungslosen Hilfe in der Katastrophe. Das Netzwerk der Mediziner in Hessen ist vielfältig, groß und leistungsstark.
Behandlungen
Mit den Freiwilligen vom Roten Kreuz und einem Zug Soldaten, die zum Teil kurz zuvor in Kundus Dienst geleistet hatten, also ein wenig vertraut waren mit orientalischer Kultur, richtete Reuter eine Sprechstunde ein im Geräteraum der Turnhalle, einem Raum ohne Fenster oder Waschbecken, mit einer Lüftungsklappe im Dach. Hier fanden zwei Behandlungen gleichzeitig mit mindestens 8 Personen statt: Wenn Nachts eine Busladung Neuankömmlinge gekommen war, standen zeitweise 40-50 Patienten in der Vormittagssprechstunde… und genauso viele Nachmittags. Viele hatten nur banale Erkältungen oder Verstauchungen, manche waren allerdings am Ende ihrer Kräfte und der ein oder andere Säugling war zu schwach, um zu schreien. Hauptfokus für den Arzt in dieser Situation: Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden und die nächsten Schritte einzuleiten. Gute Sanitäter und Dolmetscher halfen, den Überblick zu bewahren. Sie halfen insbesondere auch mit ihrer Präsenz und Empathie. Immer wieder haben verschleierte Dolmetscherinnen überbrücken können, wenn die Patientinnen verschüchtert und verschämt die notwendige Hilfe nicht in Anspruch nehmen wollten. Irgendeiner im Raum hat auf seinem Smartphone die Uhr gestellt, um das Behandlungsende der Therapie anzusagen. Die Ärzte konnten sich ganz auf die Menschen in Not konzentrieren.
Hardware
Der SanRaum hatte einen PC-Laptop ohne Verbindung zum Internet. Es gab einen Internetzugang in der Zentrale, PC, Fax und auch ein Telefon, aber diese lagen 20m weit entfernt und der SanRaum war gut isoliert mit dicken Betonwänden. So wurden meist alle Mobil-Netze zuverlässig abgeschirmt. Noch nicht einmal ein Schnurlostelefon im DECT-Standard hatte Empfang. Aber ein Sani war immer am Laufen… die Human Resources füllten entstehende Lücken.
Jeder Arzt hatte sein Smartphone dabei. Reuter hatte ein iPad und ein iPhone im Einsatz.
Software & Apps
Doodle | Planung von Teamsitzungen
Dropbox| Knowledge Bank für das Ärzteteam
FileMaker | Knowledge Bank für Dr. Reuter
Google Calendar | Einsatzplanung
KeyNote | Erstellung von Formularen
Libre Office | Import/Export aller Formate aus der Windows-Welt
PDF-Forms | Ausfüllen von Formularen
SimpleMind | Teamfortbildungen
StampNote | Protokolle von Gesprächen
Herausforderungen und Workflows
Anforderungen vom Katastrophenstab waren:
Bereithalten für Busladungen mit Neuankömmlingen zwischen 30 und 150 Personen pro Tag. Diese sollten unmittelbar nach der Ankunft erfasst und untersucht werden, bevor sie im Lager mit dem Nötigsten versorgt wurden.
Dienstplan aufsetzen
- 2 Ärzte pro Schicht, 2 Schichten pro Tag an 7 Tagen der Woche… das war die Vorgabe. Eine Kollegin machte den Vorschlag, bis auf Weiteres mit einem Google-Kalender zu arbeiten. Nachdem man sich einigte, dass nicht 40 Kollegen mit dem gleichen Login operieren konnten, erstellte Reuter ein Gerüst von leeren Terminen, das nur freigegeben wurde zur Ansicht. So konnten alle Kollegen im Internet sehen, wo noch freie Dienste waren und gaben ihre Wünsche via Telefon, SMS oder Mail an Reuter. Eine Hand am Telefon und eine am iPad… mit diesen Bordmitteln kann man sehr komfortabel Termine erstellen, verwalten, löschen, duplizieren. Was das Wichtigste war: als später das 2. und 3. Lager errichtet wurden und zusätzliche Dienstpläne benötigt wurden, ließen sich diese neben dem ersten einbinden. Die Anzeige eines Kalenders lässt sich an- und ausschalten, damit verwirrende Darstellungen verhindert und dennoch konkurrierende Termine berücksichtigt werden können. Jeder Kollege kann sich den Google-Kalender einbinden in den eigenen Kalender und hat eine Live-Ansicht auf die Dienste, wenn er das möchte.
- Freitags wird der verbindliche Dienstplan für die nächste Woche ausgedruckt: vor dem Namen des Arztes steht ein Kürzel für sein Fach. „allg“, „gyn“, „päd“, „psy“ ermöglichen eine schnelle Orientierung, um die Patienten nach Beschwerdebildern in die entsprechende Sprechstunde zu schicken.
- Keine Adressen, keine Tel-Nummern, keine Diagnosen – es ist eine Gratwanderung im Datenschutz, einen Dienst-Kalender zu veröffentlichen, aber wenn man mit allen Teilnehmern ein strenges Regime vereinbart, bleibt auch dieser gewahrt.
- Mit Doodle gibt es eine komfortable Möglichkeit, Fragen oder Treffen abzustimmen. Die Doodle-App wurde in den letzten Wochen nochmal besser und informiert auf Wunsch, wenn Kollegen im 15min. Takt antworten… ein tolles Tool im Gespann mit Google-Calendar!
Dokumentation
Die Dokumentation (in) der Katastrophe ist eine eigene Katastrophe. Jeder Helfer mit einem „deutschen Herzen“ wird unweigerlich mit seinen Grenzen und denen des Systems konfrontiert und wird wahnsinnig, wenn er nicht lernt, Wesentliches von Unwesentlichem zu trennen.
- Es gibt Tage, da weiß man nur vage, wieviele Essen ausgegeben wurden, aber nicht, wieviele Flüchtlinge im Lager sind. Es gibt Nächte, wo man die warmen Betten zählt, um wenigstens eine zuverlässige Zahl zu haben…
- Es gibt anonyme Behandlungen von Menschen, deren Namen unbekannt, unleserlich, unaussprechlich und vielleicht sogar erfunden ist genauso wie sein Geburtsdatum. Aber die Behandlung findet selbstverständlich statt… und in den meisten Fällen gibt es einen dankbaren Händedruck oder eine orientalische Geste mit Hand auf dem Herzen und einer Verbeugung… das bleibt in Erinnerung, auch wenn die Dokumentation der Details unvollkommen war.
- Eine Nummer, ein Datum mit Uhrzeit, wenigstens der Namen des Arztes oder des Sanis auf einem Zettel, der nach Beamtenmanier geknickt, gelocht und abgeheftet wird… nur ganz selten Loseblatt-Ablage und Scans… da gibt es noch Potential zur Verbesserung.
- Formulare sind trotz modernster Technik noch immer ein zuverlässiges Medium, welches auch schwierige Transportwege übersteht. Formulare erstellt man mit einem Spreadsheet-Programm wie Numbers, gerne auch mit Keynote, wenn es ein wenig schicker sein soll.
- EDV-gestützte Dokumentation? Sie meinen, „dafür sind doch PCs da!“ Eigentlich „ja“… das heißt eher „nein“, denn es gibt es kaum Steckdosen, weil alle mit Ladegeräten für die Handys der Flüchtlinge zugepfropft sind, drittens gibt es kein LAN und schon gar kein WLAN und viertens: wenn man dann einen Laptop anmacht und ein Katastrophen-Dokumentations-Programm von RP, Rotem Kreuz oder Johannitern sieht, packt den Anwender das Grauen. Ein gutes Programm braucht Zeit und Vollprofis. Wir haben keine Zeit und sind nur am Improvisieren und außerdem bremst das Bewusstsein: die Daten, die wir heute generieren, liegen morgen im Keller einer Behörde und warten dort 10 Jahre, bis der Datenschutzbeauftragte sie wieder zur Vernichtung freigibt.
- Mit FileMaker Pro hat Reuter eine Stabsdokumentation angelegt, in der Verantwortlichkeiten und Vereinbarungen sowie alle Mails dokumentiert werden. Diese steht auf dem iPad zur Verfügung und gibt erschöpfende Auskunft, um anstehende Entscheidungen zu treffen oder dringliche Fragen zu beantworten.
- Die Ärzte und das DRK haben sich bei der ersten Lagerauflösung, dem großen Umzug unserer Gäste entschieden, jedem Patienten seine Papiere in einem Umschlag mitzugeben. Dies wurde auch vom Regierungspräsidium gutgeheißen. Ob er diese dem nächsten Arzt zeigt oder ob die Facharztuntersuchung und das MRT im nächsten Lager wieder neu veranlasst werden, ist in der Verantwortung des Betroffenen und nicht in der eines Helfers.
- Dokumentation erbrachter Leistungen: wenigstens die durchgeführten Behandlungen, die verbrauchten Medikamente, die Überweisungen mussten dokumentiert werden, weil sie sonst nicht bezahlt wurden. Eine Excel-Tabelle pro Patient, benannt mit seiner ID-Nummer, enthielt drei Sheets (Stammdaten, Dauermedikation, Behandlungsdokumentation).
- Für Telefonate oder andere Gesprächsprotokolle hat sich ein Programm wie stampnote bewährt, das klaglos jede Notiz mit einem Zeitstempel und aktuellem Datum versieht. Da kann man ggf. später Namen oder andere Details nachtragen.
Kontakt halten
Jeder Arzt, der am Dienst teilnimmt, gibt seine Mobilnummer und seine (private) Mailadresse an, um zuverlässig erreichbar zu sein.
- Telefon: Das intelligente Mobiltelefon ist ein Kommunikationstool ersten Ranges und erlaubt heute schnelle und zuverlässige Kommunikation für Jeden Das war früher nur den Rettungsdiensten und dem Militär vorbehalten. Die Anzeige der Anruferkennung, die Chance, schnell vom Gespräch auf schriftliche Kommunikation wie Mail oder SMS zu wechseln, ist eine Chance unserer Zeit (…und alles mit Flatrate).
- Mail: Rundbriefe mit regelmäßigem Briefing, Versand von PDF-Formularen und dem PDF-Dienstplan benötigen keinen Briefumschlag, kein Porto, keine Laufzeiten. Nach einem Rundruf via Mail sind die Dienste für morgen in 2 Stunden besetzt, die für die nächste Woche in Tagesfrist. Damit kann man auch bei stürmischen Änderungen im Tagesablauf gut disponieren. Ein Kollege, der sich um 8:00h krankmeldet, wird um 10:00h durch einen Vertreter ausgelöst… So muss das laufen!
- SMS: Die SMS kann das Fax ersetzen und erlaubt vertraulichen Datenaustausch von Patientendaten oder Bildern, die sich für die Mail nicht eignen. Viele junge Kollegen (aber auch solche, die den Draht zu ihren Kindern nicht verlieren wollen) arbeiten regelmäßig mit WhatsApp oder SMS. Auf WhatsApp verzichtete man im Hinblick auf den Datenschutz. Besonders aufmerksam ging man mit den vertraulichen Telefonnummern um, die Reuter nicht nur von den Kollegen sondern auch von Behörden und Leitern im Krisenstab bekam.
- Cloudspeicher: Die Dropbox war der erste gemeinsame Datenbestand und ermöglichte den Zugriff aller Beteiligten auf Adressen, Dokumente, Übergabe-Blog, Fotos oder Scans. Aber sie wurde nicht angenommen. Der Datenschutz in der Dropbox hat eine amerikanische Moral (d.h. gar keine) und wird von allen deutschen Ämtern aber auch von Rettungsdiensten oder Pharmafirmen, in denen einige unserer Teamplayer arbeiten, abgelehnt. Eine PrivateCloud mit diesen Daten ist besser, aber das wird wohl erst der Standard der Zukunft werden. Nur ein Teil der Kollegen kann sich schnell damit zurechtfinden
Treffen von Angesicht zu Angesicht
Ohne persönliche Treffen funktioniert kein Team. Die Arbeit im Gespann mit zwei Kollegen pro Schicht stellt sich als ein Glücksgriff in der Not heraus. Ein männlicher Arzt und eine Kollegin, ein Allgemeinmediziner und ein Forscher oder Psychiater… die Paarungen sind sehr abwechslungsreich und garantieren dem Patienten, dass er trotz scheinbarem Durcheinander eine klug gewählte und angemessene Therapie erhält. Wöchentliche interdisziplinäre Stabstreffen und monatliche Teamtreffen unter Kollegen sorgen für einen regelmäßigen Austausch und intensives Kennenlernen. Hier zeigt man sich auch gegenseitig den ein oder anderen Trick auf dem Smartphone, die bessere App auf dem Tablet oder Laptop
Optimierung der Workflows
Im ärztlichen Dienst genauso wie in den übrigen Bereichen von Katastrophenschutz und Flüchtlingshilfe stellt sich bald heraus: Katastrophen sind wie Wasser: viele ertrinken aber manche können schwimmen… und es gibt Könner, die schneller schwimmen und ausdauernder als andere. In der Katastrophe scheidet sich die Spreu vom Weizen. Hier findet man neue Partner und sieht die besseren Player im Team. Diese müssen anders geschult werden als die übrigen. Nach wenigen Wochen gewinnt man die ersten Routinen: bewährte Workflows und Formulare kristallisieren sich heraus und werden den neu angeworbenen Mitarbeitern vermittelt. Mit den Erfahrenen sitzt man im Brainstorming zusammen und feilt immer wieder an den Routinen.
Hier hat sich SimpleMind bewährt: Dieses feine kleine MindMap-Tool gibt es für Windows, MacOS, iPhone, iPad… für alle Welten zum schlanken Preis. Wer ein wenig dran bleibt, wird sich schnell mit diesem mächtigen Werkzeug anfreunden, mit dem man ganze Vorstandssitzungen, Telefonkonferenzen oder eben Teamtreffen protokollieren kann. Im Idealfall gibt es einen gemeinsamen Bildschirm oder die Möglichkeit, via Screensharing an einem gemeinsamen Projekt zu arbeiten. Vielfältige Formatierungs- und Druckoptionen lassen kaum einen Gestaltungswunsch offen, um aussagekräftige Diagramme zu veröffentlichen. Der Export von gegliederten Datenbäumen als Text oder HTML erlaubt eine Übernahme in andere Apps.
Das Amt
Erstmal muss vorausgeschickt werden: es gibt überraschend(?!) viele Beamte, die wissen was wichtig ist und in der Katastrophe zu Höchstform auflaufen. Mit diesen lässt sich hervorragend zusammen arbeiten. Leider fallen neben diesen die anderen umso mehr auf, die noch immer Dienst nach Vorschrift machen wollen…
- Dokumentationen für das Amt erstellen alle Kollegen, nachdem sie ihren Dienst absolviert haben. Das PDF-Formular wird ausgefüllt von Hand und wieder eingescannt… oder am iPad bearbeitet mit PDF-Forms oder einer ähnlichen App. Dieses ist von besonderem Vorteil, wenn man Ergänzungen, Unterschriften oder Stempel auf dem PDF braucht. In Minutenfrist lassen sich Anfragen bearbeiten und wieder absenden. Aber Vorsicht: dies sind meist die vertraulichen Daten, die man ungern einer Mail anvertraut
Resümée
In der Katastrophe gibt es erstaunlich wenig Grauzonen:
- Es klappt oder es klappt nicht! Die Teams am Anfang: Rotes Kreuz, Militär, Feuerwehr waren das Rückgrat, vor dem die Freiwilligen ihre Position finden konnten… immer wieder gute Begegnungen mit wertvollen Menschen, die zur rechten Zeit am rechten Ort waren.
- Gute Leistungen werden offenbar und schlechte Leistungen auch.
- Gute Mitarbeiter stellen automatisch die anderen in den Schatten.
- Pioniermentalität brauchen wir in allen Firmen und auch in der Verwaltung: in dieser Ausnahmesituation kann man die Gesuchten finden und schulen.
- Gute Abläufe und ausgefeilte EDV-Anwendungen sparen Zeit, Geld und Reibungsverluste, die besonders unangenehm werden, wenn Freiwillige abzuspringen drohen. Durchdachte Organisation ist ein wesentlicher Klimafaktor genau wie die gegenseitige Wertschätzung.
- Der Umzug in die ehemalige Akademie der Deutschen Bank unter Leitung der Johanniter stellte sich als Glücksgriff heraus, der auf einmal auch wohlwollende Presseberichte möglich machte: der offene Umgang mit Ungereimtheiten und das offene Miteinander von Behörden, Hilfsorganisationen und Freiwilligen kann wirklich als beispielhaft bezeichnet werden.
Wenn auch Viele jammern und die Presse scheinbar nur Interesse an üblen Schlagzeilen hat: die Arbeit mit zusammengewürfelten Teams aus Hochmotivierten in der Flüchtlingshilfe ist für die meisten Ärzte im Team etwas Beglückendes. Sie sind stolz, dabei sein zu dürfen. Nicht zuletzt ist die persönliche Begegnung mit den Flüchtlingen und besonders den Dolmetschern in der Sprechstunde etwas Ungewöhnliches und Besonderes: Hilfsbereitschaft, Dankbarkeit, Wertschätzung und auch Freude in all dem Leid erleben… in einer solchen Zeit werden Freundschaften geschlossen.
Fazit
Mit dem iPad zu arbeiten ist eine Selbstverständlichkeit geworden. Alle Daten sind stets und direkt dabei. Eine saubere und effektive Kommunikation ist damit auch möglich.
Weitere Informationen zu unserem Gast
Highlight Gastsprecher: Dr. Hein Reuter mit Moderatorenteam Sven & Rafael
Das iPad im Krisenmanagement – ein echter Erfahrungsbeitrag über die Implementierung der IT-Infrastrukturen bei einem Flüchtlingsheim?
Vortrag: Ein Chaos im medizinischen Bereich und wie es mit einem Ärzteteam im Hochtaunuskreis in den Griff bekommen wurde.
Vorstellung unserer Lieblings-iPad-Apps
App des Monats im April 2017 – stern – das Magazin
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MacApp des Monats April 2017 – F1 2016
Hinweise
- Der Termin zum 37. iPadBlog App-Treff wird wieder auf unserer Website und bei der denkform GmbH kommuniziert (Do., den 18. Mai 2017)
- Dank an unseren Showsponsor denkform GmbH und unseren SHOP.
- XING-Gruppe iPadBlog Fachforum: In kürzester Zeit hat iPadBlog in seiner XING-Gruppe „iPadBlog Fachforum“ bereits eine dreistellige Mitgliederanzahl erreicht.
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Das 218. Video zum 36. App-Treff [Teil 2]
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