Die MacApp des Monats im Juli kommt diesmal wieder von 247 Mac Software und ist Omnifocus von dem ähnlich lautenden Unternehmen „The Omni Group“. Bekannt ist die Firma vor allem für das Zeichenprogramm Omnigraffle. Omnifocus dagegen ist eine Software aus dem Bereich der persönlichen Produktivität und Aufgabenorganisation. Wir alle kennen das Problem, der Tag hat nur 24 Stunden und wir würden am liebsten die gesamte Zeit effektiv für Projekte und Freizeit nutzen. Leider ist dies nicht möglich, es gibt noch die Arbeit, Essen, Freunde, Partner, Ruhezeiten, etc. etc. Um den Tag und die täglichen Herausforderungen jedoch optimal zu organisieren bietet sich ein Programm wie Omnifocus an. Die Software folgt dem „Getting Things Done“ (GTD) Prinzip von David Allen, einem Produktivitätsguru aus den USA.
In kürze beschrieben arbeitet das GTD Prinzip nach folgendem Modell: Jede Aufgabe, sei sie noch so klein wird in einem „vertrauenswürdigen System“, in diesem Fall Omnifocus, abgelegt um den Kopf für die Erledigung der Aufgaben frei zu machen. Es gibt einen Posteingang in den erst einmal alle Aufgaben abgeladen werden. Die Aufgaben werden dann klassifiziert. Jeder Aufgabe wird ein Kontext zugeordnet, dieser kann ein Ort (Arbeit, Auto, Bahn, etc) sein oder auch Personen (Chef, Martin, Frau, etc.), immer wenn man sich dann in einem bestimmten Kontext befindet lassen sich die entsprechenden Aufgaben abrufen und erledigen. Wenn eine Aufgaben aus mehr als einer Einzelaufgaben besteht, wird daraus ein Projekt erstellt mit mehreren Unteraufgaben. Des Weiteren lassen sich nach dem GTD Prinzip und auch in Omnifocus Projekte bilden. Ein Projekt ist immer eine Sammlung von Aufgaben, jede größere Aufgabe die merehre kleine Aufgaben beinhaltet ist dabei automatisch ein Projekt. Für weitere Informationen über GTD empfiehlt sich das Buch „Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity“ oder das PDF „Omnifocus, GTD and You“, wie man Omnifocus nach dem GTD Prinzip am besten benutzt. Jeder Aufgabe in Omnifocus lässt sich auch ein Fälligkeitsdatum zuordnen, in der Übersicht „Fällig“ lassen sich dann die heute anfallenden Aufgaben sowie die Aufgaben der kommenden Tage einsehen und abarbeiten. Sogar eine Zeitschätzung kann man hinterlegen. Über die Filterfunktion lässt sich umfangreich Filtern und individuelle Ansichten erzeugen, das macht besonders Sinn wenn man wirklich alle noch so kleinen Aufgaben abgelegt hat und so mehrere Hundert Teilaufgaben zusammen gekommen sind. Über die Tastenkombination Apfel-N lässt sich ein Schnelleintragsbildschirm einblenden für Geistesblitze die einfach erst einmal nur in den Posteingang notiert werden sollen um diese später zu organisieren. Durch eine Erweiterung des Kontextmenüs im Browser lassen sich direkt aus dem Browser Textpassage in den Posteingang von Omnifocus schicken, so ist es möglich Aufgaben direkt aus dem Kontext des Lesens einer Internetseite zu erstellen. Zusätzlich zur Mac App gibt es von Omifocus auch eine App für das iPhone und das iPad, so dass auch von unterwegs die Aufgaben effektiv erledigt werden können.
OmniFocus für das iPhone:
[appext 284885288]
OmniFocus für das iPad
[appext 383804552]
Unser Fazit
Hat man erst einmal eine Menge der im Kopf herum schwirrenden Aufgaben aufgeschrieben und strukturiert abgelegt fällt es wirklich leichter sich auf das wesentliche zu konzentrieren, da weniger Ablenkung vorhanden ist. Man ist sich jedoch trotzdem sicher, dass nicht verloren geht. Durch das Prinzip des Kontextes ist immer dann die passende Aufgabe parat wenn man diese auch wirklich erledigen kann und nicht „wenn man grade Zeit ist“. Für alle die das Gefühl haben in den täglichen Aufgaben unter zu gehen oder einfach etwas effektiver Ihre Zeit planen möchten, denen legen wir Omnifocus ans Herz. Unter 247 Mac Software lässt sich eine Demoversion von Omnifocus herunterladen, oder die Vollversion über den App Store erwerben.
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